لكي تصبح وكيلنا، هنالك شروط و معايير و خطوات عليك اتباعها
1- أن يكون لديك كيان قانوني في بلدك
2- أن يكون صاحب التراخيص اللازمة لممارسة أنشطة السياحة والسفر أو تنظيم رحلات العمرة والحج الصادرة عن السلطة المختصة.
3- سجل تجاري صالح (عرض النشاط)
4- تصريح لممارسة الأنشطة السياحية أو تصريح من وزارة الأوقاف أو أي سلطة مختصة أخرى في بلدك (الوكيل الخارجي)
5- صورة جواز سفر مالك الوكالة أو المدير العام أو الشخص المخول بتوقيع العقود
6- بياناتك كوكيل خارجي (العنوان / الهاتف / الفاكس / البريد الإلكتروني / الجوال)
7 - كن عضوًا في IATA International وستكون عضويتك صالحة في سنة العقد
8- إذا كنت قد عملت سابقاً في مجال العمرة فعلينا التأكيد على أنه لا يوجد ما يمنع عملك أو لا توجد غرامات عليك من قبل وزارة الحج أو الداخلية السعودية
9- تقديم خطاب ضمان (مصدر من البنك) نيابة عن شركة وفد الحجاز (200 ألف ريال سعودي) فقط مائتي ألف ريال سعودي كحد أدنى لضمان حسن الأداء والامتثال لتعليمات وزارة الحج السعودية
10- تتم مصادقة جميع وثائق الشركة السياحية (الوكيل الخارجي) من قبل السلطات المختصة في بلدك ، وفي حالة ترجمة المستندات المكتوبة بلغة غير اللغة العربية من مكتب ترجمة معتمد ومن ثم تصديقها من وزارة الخارجية. بلدك ومن السفارة السعودية في بلدك.
11- تسليم جميع الأوراق أعلاه بعد تصديقها وضمان سويفت لصالح شركة الحجاز
.
12- يتم التصديق على جميع الأوراق التي ترسلها (الوكيل الخارجي) من وزارة الخارجية السعودية داخل المملكة. يتم تقديم المعاملة الكاملة إلى وزارة الحج السعودية بعد تقديمها إلى نظام العمرة.
13- يتم تسليم وتفعيل عدد نسخ العقد إليكم نسخة من (الوكيل الخارجي) ونسخة من وفد الحجاز.
14- يقوم الوكيل الخارجي بمراجعة السفارة السعودية في بلده للحصول على اسم مستخدم وكلمة مرور مع وزارة الخارجية السعودية بموجب العقد.
15- عمل اسم المستخدم وكلمة المرور الخاصة بالعميل الخارجي على نظام العمرة الآلي لإطعام النظام بأسماء الحجاج الراغبين في أداء العمرة بعد اختيار البرامج التي يمكن أن تعمل عليها.
16- سوف تقوم شركة وفد الحجاز بإبلاغك (الوكيل الخارجي) بالأنظمة والقوانين التي يجب عليك اتباعها وإعلام الحجاج بالالتزام بها.
17- يجب عليك دائما الاتصال بفريق المبيعات والتسويق والحجز المركزي للقيام بجميع الترتيبات اللازمة لحجز الغرف والنقل أو أي خدمات مطلوبة من حيث المبدأ لفتح الملفات قبل بدء عملية التسويق في بلد الوكيل الأجنبي.
18- بعد إتمام توريد نظام العمرة للعمرة وكافة بياناتها ، يتم إرسالها إلى الشركة لمراجعتها وإصدار فاتورة للمجموعة خلال 3 أيام عمل أو يتم تحويل المبلغ إلى الشركة. حساب لدفع نيابة عنه
20- بعد عملية دفع الفاتورة ، يقوم النظام الآلي للعمرة بإصدار رقم مرجعي خاص لكل مسافر في المجموعة المرسلة إلى النظام.
21- تقوم أنت (الوكيل الخارجي) بإدخال الأرقام المرجعية على الموقع الإلكتروني لوزارة الخارجية لكل عمرة وتحميل صورة كل مُعتمَر وربطها بالرقم المرجعي. وطباعة الرمز الشريطي
تقوم (الوكيل الخارجي) بمراجعة القنصلية في دولتة لتسليم اصل جوازات االسفر وأيضا أي أوراق خاصة توضح صلة المعتمرين ببعضهم ( محارم ) لاخد التأشيرة على كل جواز سفر
22- يقوم الوكيل الخارجي بتأكيد الرحلة والحالة النهائية لحجز الغرفة في كل من مكة والمدينة مع فريق الحجز المركزي.
23- يقوم الوكيل الخارجي بتزويد النظام الآلي للعمرة بأرقام التأشيرة التي تم الحصول عليها من القنصلية السعودية ، وكذلك بيانات الوصول والمغادرة بما في ذلك ميناء الدخول وتفاصيل الرحلة. سيتابع فريق العمليات والعمليات وصول الحجاج ويخدمهم بالطريقة المطلوبة ، بناءً على البرنامج المتعاقد معهم.